Editer une lettre d’information régulière, en complément ou indépendamment d’un site Internet, est aussi un excellent moyen de faire exister votre association sur Internet (à condition d’avoir de l’information à diffuser régulièrement !).

Créer une lettre d’information ?

Faire connaître l’action de l’association, donner la parole à ses animateurs et partenaires, informer de l’actualité concernant ses centres d’intérêt : une lettre d’information a sa raison d’être. Sa conception régulière peut, en elle-même, être une des activités de l’association.

Faites tout d’abord un inventaire des newsletters qui existent déjà dans votre secteur d’activité. S’il y a déjà pléthore, ne vous obstinez pas à créer la vôtre.
Sachez aussi qu’un vrai travail de recherche et de traitement de l’information fait la qualité principale d’une lettre d’information.

Les qualités d’une lettre d’information : régularité et esthétique

Il en va d’une lettre électronique comme d’une publication papier : elle doit être régulière pour développer son audience. Il faut donc prévoir des moyens humains sinon financiers (par exemple des pigistes rémunérés) pour collecter l’information, la mettre en page et diffuser votre lettre.
Autre atout : la qualité de la mise en page. Prenez les moyens de faire de votre lettre un objet simple mais beau, et bien pensé au niveau du confort de lecture (le lecteur prend toujours plaisir à retrouver différentes rubriques).
Le format idéal qui permet une mise en page de qualité et la conserve de façon uniforme quel que soit l’ordinateur qui lit le document est le format PDF (Portable Document Format) d’Adobe, qui utilise le logiciel Acrobat reader, un standard téléchargeable gratuitement.

Exemple d’étapes pour créer et diffuser une newsletter associative en format PDF

 la rédaction se fait d’abord sous Word ou OpenOffice, sous forme d’articles composés d’un titre court, d’un texte synthétique et d’un renvoi vers un contact (nom, téléphone et surtout adresse Internet). Les articles sont regroupés par rubriques ; les liens Internet mentionnés sont vérifiés,
 on recherche des illustrations pour aérer la mise en page,
 celle-ci est ensuite réalisée sous X-Press ou In-Design (ou toujours sous OpenOffice). On réalise une sortie en format PDF pour relecture et validation du fond et de la forme (le fichier PDF ne doit dépasser 500 Ko),
 on effectue la convertion définitive en PDF en vérifiant que la mise en forme n’a pas été modifiée (polices, fins de page, images, marges…),
 on rédige le texte d’accompagnement qui fera le corps du mail, en signalant en fin de celui-ci "si vous ne disposez pas du standard Acrobat reader, téléchargez-le gratuitement sur www.adobe.fr/products/acroba…",
 la diffusion de votre lettre d’information peut s’effectuer de façon artisanale à l’aide de votre logiciel de messagerie (jusqu’à une centaine d’abonnés), ou automatisée par le biais d’un service gratuit (voir par exemple www.arobase.org/listes/autom…),
 ne vous inquiétez pas des retours pour mauvaise adresse. Supprimez-les de la liste des abonnés et interrogez-vous sur leur nouvelle adresse.

Les lettres d’information diffusées automatiquement depuis un site

Si votre association possède un site Internet qui a été construit avec un logiciel de gestion de contenus comme SPIP, SPIP-Agora, PhpNuke, Typo3, etc., il existe un système de newsletter automatisé qui adresse, à la fréquence de votre choix, une "alerte éditoriale" à une liste d’abonnés.
Cette alerte éditoriale informe les destinataires des nouveaux articles mis en ligne sur votre site. Vous alimentez donc votre lettre d’information en alimentant votre site.
Outre le fait d’automatiser l’envoi de la lettre ainsi que les abonnements et désabonnements des internautes, cette solution possède l’avantage de relier fortement votre lettre d’information à votre site, que les destinataires de la lettre sont ainsi invités à visiter.