Transcription

Ce tutoriel a pour objectif d'expliquer comment effectuer une demande de subvention pour votre association ou un de ses établissements.

Un prérequis indispensable est de vous assurer que les informations administratives de votre association et/ou de l'établissement qui fait la demande de subvention soient bien à jour.

Ceci nécessite de vérifier et compléter le cas échéant l'écran des informations administratives de votre association et de l'établissement demandeur de la subvention, tel que cela est détaillé dans le tutoriel qui y est consacré.

De cette manière, vous êtes assurés d'être à jour dans la déclaration des informations administratives de votre association, et vous ne prenez pas le risque que votre demande de subvention doit refusée parce qu'elle serait incomplète.

Une fois ces informations vérifiées et à jour, vous êtes prêts pour saisir votre demande de subvention, qui sera considérablement simplifiée.

Mais avant de démarrer, notons que votre dossier est enregistré automatiquement à chaque changement d'étape ou au moment de la saisie d'un élément important au sein d'une étape, et vous pouvez alors le reprendre à tout moment, depuis l'accueil de votre compte via l'écran "Suivi des dossiers".

Passons maintenant à la saisie de la demande. Celle-ci s’effectue en 5 étapes :

La première consiste à chercher la subvention pour laquelle vous souhaitez faire une demande.

Cette recherche peut être facilitée en utilisant les filtres par code, par nom de dispositif ou par service financeur ou instructeur.

Une ou plusieurs subventions ou « offres » de subvention apparaissent alors sous forme de liste et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’une d’entre elles pour en voir apparaitre la description.

En dessous de ce descriptif, est affiché le nom d'un ou plusieurs sous-dispositifs liés à cette subvention. Vous devez alors sélectionner celui qui correspond à votre demande. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez alors sur "Suivant" et vous changez d'étape et d'écran.

La seconde étape consiste à apporter quelques précisions sur le demandeur ou plus précisément l’établissement demandeur dans le cas où votre association est constituée de plusieurs établissements.

Il s’agit d’abord de sélectionner l’établissement demandeur, et une ceci fait, vous devez déclarer le représentant légal pour la demande, son signataire et la personne chargée du dossier.

Ici est affichée la liste des personnes physiques qui ont été déclarées au sein de l’écran des informations administratives de l’établissement sélectionné. Si la liste n’est pas complète, vous pouvez la compléter ici.

Veillez donc à sélectionner une personne pour chaque élément demandé.

Enfin, dernière section de cette étape : le RIB du demandeur. Là aussi, si vous l’avez saisi dans l’écran des informations administratives, il apparait. Ici il est indispensable d’ajouter un scan du RIB. Il fera partie des pièces justificatives du dossier.

Vous pouvez alors passer à la 3^ème étape.

Celle-ci consiste à répondre à une ou deux questions, et à compléter les documents du dossier. 

Le 1^er tableau correspond aux documents propres au demandeur. Si avez pris soin d’intégrer tous les documents attendus dans l’écran des documents administratifs de votre association ou de l’établissement demandeur, ils devraient apparaitre et vous n’avez alors plus rien à faire.

Au sein de ce tableau sont attendus les documents suivants :

• Ceux du RNA pour les associations loi 1901 : s’ils sont bien accessibles, ils n’ont pas à être transmis : l’administration les connait déjà.
• Concernant les autres documents, la plupart sont obligatoires, vous les reconnaissez à leur astérisque rouge. Veillez à intégrer les bons documents correspondants à chaque type, à défaut votre demande est susceptible d'être refusée.

Dans le cas où l’établissement demandeur de la subvention est un établissement secondaire, les documents de type « Budget prévisionnel » et « comptes annuels » peuvent être spécifiques à cet établissement, sinon ce sont ceux du siège qui apparaissent, à conditions qu’ils aient bien été intégrés dans l’écran des documents administratifs propres au siège.

Passons maintenant au 2^ème tableau de cet écran : il s’agit de documents propres à la demande, c’est-à-dire pas lié directement au demandeur :

• Une ligne exigeant d’intégrer un document de type « pouvoir » apparait si le signataire de cette demande de subvention n’est pas le représentant légal de l’association, des éléments que vous avez sélectionnés lors de l’étape 2.
• Une autre ligne « Comptes-rendus financiers » apparait dans le cas où vous avez répondu « oui » à la première question de cet écran.

Enfin, pour certains dispositifs, il est possible que votre demande soit pluriannuelle. Vous devez alors préciser l’année de fin de votre demande.

Nous vous conseillons de ne déclarer votre subvention comme étant pluriannuelle seulement si vous êtes certains que son objet s’y prête et que vous en avez vérifié la pertinence auprès du service instructeur de la subvention. 

Une fois que vous avez répondu à ces questions et que l’ensemble des documents obligatoires sont intégrés, vous pouvez poursuivre la procédure.

Passons maintenant à l’étape 4, celle dans laquelle vous devez décrire chacun de vos projets.

Au sein du formulaire de saisie d’un projet, vous retrouvez différentes sections dans lesquels vous êtes invités à saisir les caractéristiques de votre projet.

Notons que pour enregistrer les données d’un projet, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Enregistrer » situer tout en bas de l’écran. De ce fait, pour sauvegarder les données d’un projet, il est pour le moment nécessaire de saisir l’ensemble des champs obligatoires de l’écran. Les données non enregistrées par ce bouton ne pourront aucunement être conservées.

Au sein de cet écran, tous les champs obligatoires sont reconnaissables à leur astérisque rouge et correspondent aux champs du formulaire cerfa. Parmi les champs obligatoires, certains sont aussi spécifiques au dispositif de la subvention qui fait l’objet de votre demande.

Voyons maintenant quelques particularités :

La section « Evaluation » permet de décrire des indicateurs au regard des objectifs de votre projet, qui seront utiles au moment d’effectuer l’évaluation de la réalisation de votre projet, au sein des comptes-rendus financiers.

Pour faciliter la définition de ces indicateurs, il est proposé de saisir leur intitulé et de définir une valeur minimum et maximum d’objectif. Si vous élaborez plusieurs indicateurs, il est possible de les classer par rang, pour relativiser leur importance.

La section « Subvention demandée » est une des sections les plus importantes car c’est ici que vous allez saisir le montant que vous demandez pour financer votre projet.

Mais c’est aussi au sein de cette section que vous pouvez déclarer les éventuels cofinancements de votre demande. Vous pouvez ainsi construire un tableau dont les informations vont se répercuter au sein du budget plus bas.

Il ne vous reste alors plus alors qu’à compléter le budget de votre projet. Les totaux des comptes, ainsi que le total des charges et le total des produits sont automatiquement calculés à partir des montants renseignés.

Dans le cas particulier d’un projet pluriannuel, il est possible de définir l’exercice de fin du projet, positionné par défaut à l’exercice de fin du dossier, que vous avez sélectionné lors de l’étape 3.

Puis, il vous faut définir un budget par exercice de votre projet. Afin d’en faciliter la saisie, et comme souvent le budget est le même pour chaque exercice, un bouton « Dupliquer pour les autres exercices » permet de copier les informations saisies pour le budget du premier exercice dans le budget de chacun des autres exercices.

Lorsque vous avez terminé la saisie de votre projet, vous devez donc l’enregistrer : et le clic sur le bouton « Enregistrer » effectue un contrôle sur la saisie de tous les champs obligatoires. S’il en manque, vous devez re-parcourir le formulaire de saisie et identifier le ou les champs manquants.

Une fois l’ensemble de vos projets saisis et enregistrés, votre dossier est prêt à passer à la dernière étape.

L’étape 5 est probablement la plus simple mais aussi la plus importante :

• La plus simple car il suffit de cocher les cases de déclaration sur l’honneur et de saisir le lieu ;
• Mais la plus importante car il s’agit d’assumer ses déclarations et surtout, de vérifier que les informations saisies sont conformes à ce que vous souhaitiez, ce qui nécessite de relire le cerfa de la demande de subvention automatiquement produit.

Si vous êtes certain que tout est bon, vous pouvez produire le formulaire cerfa afin de visualiser l’intégralité de votre demande. 

Ah il est possible que vous ayez ce genre de message, ce qui signifie que vous n’avez pas suffisamment complété les informations administratives de votre association ou de l’établissement demandeur, en l’occurrence dans cet exemple, les moyens humains. Il est alors nécessaire d’effectuer la modification dans l’écran adéquat, puis de revenir à votre dossier. Si tout est bien saisi, vous pouvez alors produire votre cerfa et le consulter ou le télécharger.

Enfin, quand vous n’avez plus aucun doute, vous pouvez transmettre votre dossier au service instructeur. Et là encore il est possible de télécharger le cerfa avant de transmettre.

Une fois le dossier transmis, 

Vous êtes alors redirigé vers l’écran « Suivi des dossiers » au sein duquel vous constatez que votre dossier est passé dans l’état « Transmis au service instructeur » et dispose du statut « complet », car il contient tous les documents nécessaires à la demande.

A ce stade votre dossier n’est plus modifiable. Au sein de cet écran, vous pouvez également consulter votre dossier et retrouver les éléments saisi ou dans l’étape 3, les documents chargés, y compris le cerfa produit.

Mais vous pouvez aussi suivre l’état d’avancement de l’instruction du dossier. La prochaine étape est la réception du dossier par le service instructeur, qui peut prendre quelques semaines. Vous en serez informés par courriel et au sein de votre compte asso.

Le tutoriel 4 est entièrement consacré au fonctionnement de cet écran « Suivi des dossiers ».